Asociația Telefonul Copilului cu sediul social în București, Str. Bozieni, nr. 9, bloc 830bis, sc. 1, et. 5, ap. 24, sector 6, telefon/fax:021 413 00 11, email:catalina.surcel@telefonulcopilului.ro, Beneficiar al proiectului ”STAND-UP – Creșterea participării și rolului societății civile în influențarea și îmbunătățirea politicilor publice” – SIPOCA/MySMIS: 207 / 110423, proiect finanțat prin Contractul de finanțare nr.149/21.06.2018 din Fonduri Structurale, anunţă intenția de a achiziționa servicii de organizare evenimente prin procedura internă de achiziție directă, respectiv organizarea unei conferințe naționale și a conferinței de închidere a proiectului.
Valoarea estimată a serviciilor este de 79,736.67 lei fără TVA, iar criteriul de atribuire aplicabil pentru stabilirea ofertei câştigătoare este ”preţul cel mai scăzut”. Contractul va intra în vigoare la data semnării sale şi va produce efecte până la executarea de către ambele părţi a tuturor obligaţiilor asumate. Referatul de necesitate se poate obţine prin descărcare de pe pagina de Internet a Beneficiarului.
Data limită pentru depunerea ofertelor la sediul entităţii contractante sau transmitere prin email este 28.10.2019. Pentru informaţii suplimentare legate de contract, vă invităm să vă adresaţi direct entităţii contractante, persoana de contact fiind dna Iacoviţă Anamaria, telefon fix: 021 413 00 11, telefon mobil: 0771 064 757, adresă de e-mail: ana.iacovita@telefonulcopilului.ro.
REFERAT DE NECESITATE privind achiziția de servicii pentru organizarea conferinței naționale si a conferinței de presă pentru închiderea proiectului „STAND-UP – Creșterea participării si rolului societății civile in influențarea si îmbunătățirea politicilor publice” – SIPOCA/MySMIS: 207 / 110423
În cadrul Programului Operațional Capacitatea Administrativă (POCA) 2014-2020, Axa Prioritară: Administrație publica si sistem judiciar eficiente, Obiectiv specific: CP2/2017 – Creșterea capacitații ONG-urilor si a partenerilor sociali de a formula politici publice alternative, Asociația Telefonul Copilului derulează, în calitate de Beneficiar, proiectul „STAND-UP – Creșterea participării si rolului societății civile in influențarea si îmbunătățirea politicilor publice” – SIPOCA/MySMIS: 207 / 110423, finanțat prin Contractul de finanțare nr.149/21.06.2018 din Fonduri Structurale.
Pentru realizarea activității 2, subactivităților A2.1 si A2.2, este necesară achiziția de servicii de organizare a conferinței naționale si a conferinței de presa pentru închiderea proiectului, conferințe prevăzute prin cererea de finanțare.
Conform cererii de finanțare, organizarea conferinței naționale va constitui cadrul dezbaterii finale a politicii publice alternative si va da posibilitatea reprezentanților instituțiilor cheie cu rol de decizie de a asculta si de a fi auzite părerile experților si ale cetățenilor înainte de a lua decizia finala. Conferința națională se va desfășura pe parcursul a trei zile si va fi structurata logic pentru a-si atinge scopul si anume acela de a colecta cât mai multe opinii cu privire la soluția propusa. Vor fi invitați atât membrii ai grupului țintă cât si reprezentanții ai factorilor de decizie, cetățeni care si-au exprimat intenția de a-si spune public punctul de vedere în cadrul dezbaterilor organizate pe platforma online creata in cadrul proiectului precum si reprezentanți ai mass media si doi experți internaționali.
În prima zi, dimineață vor fi prezentate succint rezultatele analizelor realizate în cadrul proiectului pentru definirea problemei si identificarea soluțiilor, iar după masa de prânz vor avea loc trei focus grupuri având ca tema cele trei scenarii de politica publica elaborate.
În cursul celei de a doua zi, dimineață vor avea loc doua prezentări ale unor experți în educație si psihologie sociala si va fi prezentata succint soluția selectata pentru a fi transmisa decidenților politici, iar în cursul după-amiezii vor avea loc trei focus grupuri având ca tema soluția selectata.
În cursul celei de a treia zi, dimineață vor fi prezentate succint concluziile focus grupurilor, iar cei care s-au înscris pentru a-si spune punctul de vedere în cadrul conferinței vor avea ocazia sa își susțină opinia într-o expunere de maxim 10 minute. Înainte de masa de prânz va avea loc sesiunea de încheiere a lucrărilor conferinței.
Lucrările în plen si în cadrul focus grupurilor vor integra principiile egalității de șanse si dezvoltării durabile, materialele elaborate pentru prezentări vor cuprinde teme specifice acestora, iar materialele de informare si publicitate vor conține mesaje scurte pentru promovarea acestora. Dezbaterile care vor avea loc în cadrul conferinței se vor concretiza printr-un raport-sinteza rezultat prin prelucrarea si interpretarea tuturor punctelor de vedere exprimate. Acest raport va fi transmis împreuna cu documentul de politica publica alternativa factorilor de decizie si va fi prezentat succint în cadrul conferinței de presa organizate la finalul proiectului.
In vederea organizării conferinței naționale care va constitui cadrul dezbaterii finale a politicii publice alternative, managerul de proiect împreună cu expertul tehnic implementare au participat la Forumul mondial anti-bullying, care a avut loc in Irlanda, la Dublin, in perioada 4-6 iunie 2019 (https://wabf2019.com/). Cu aceasta ocazie s-a realizat transferul de cunoștințe referitor la politicile publice implementate in alte state membre UE in ceea ce privește fenomenul bullying, totodată au fost identificați experții internaționali a căror experiența va fi pusa si in slujba proiectului nostru. Toate acestea vor contribui la o mai buna organizare a conferinței naționale de dezbatere a politicilor publice alternative.
Pentru conferința națională se solicită următoarele servicii necesare derulării evenimentului:
1. Asigurarea sălilor pentru plen şi focus-grupuri, după cum urmează:
- o sală de conferințe cu o capacitate de maxim 90 persoane disponibilă 3 zile aranjată tip cinema; prezidiu pentru 4 persoane plus un pupitru discurs, 3 microfoane fixe şi unul mobil;
- 2 săli cu o capacitate între 20 şi 30 locuri, disponibile 3 zile;
Dotări minime în fiecare sală: 1 laptop, 1 videoproiector, 1 ecran de proiecție, 1 laser pointer, acces internet pentru toți participanții. Pentru sala de plen se va asigura şi un sistem de sonorizare.
2. Asigurarea traducerii simultane şi /sau consecutive din / in limba engleza.
3. Asigurarea mesei de prânz timp de 3 zile pentru aproximativ 90 de persoane.
4. Asigurarea mesei de seară timp de 3 zile pentru aproximativ 30 de persoane.
5. Asigurarea a trei pauze de cafea în primele doua zile ale evenimentului şi a două pauze în cea de a treia zi pentru aproximativ 90 de persoane.
6. Asigurarea cazării în regim hotelier 3 sau 4 stele in camere individuale cu mic dejun inclus pentru aproximativ 30 de persoane pentru 3 nopţi.
7. Decontarea transportului dus-întors pentru aproximativ 30 de persoane.
8. Asigurarea cheltuielilor necesare pentru maxim doi experți străini invitați – cazare, masa, onorariu (400 euro/zi).
9. Asigurarea înregistrării audio-video şi foto pe parcursul desfăşurării întregului eveniment; realizarea unui film de maxim 30 minute care să fie reprezentativ pentru eveniment cu cele mai interesante momente din timpul desfăşurării acestuia.
10. Realizarea materialelor necesare desfăşurării evenimentului: 1 spider, 4 roll-up-uri pentru sălile de conferinţă, mape participanţi, comunicat de presă multiplicat, agendă eveniment tip notes, pixuri personalizate, sacoşe din pânză imprimate conform manualului de vizibilitate AM POCA aflat in vigoare la această dată, badge-uri cu lanyard participanţi, semnalizări personalizate, afişe A3 cu citate care să fie reprezentative pentru eveniment (policromie faţă), călăreţi.
Pentru conferința de presă pentru închiderea proiectului se solicită următoarele servicii necesare derulării evenimentului:
1. Asigurarea unei săli de conferință cu capacitate între 30 şi 50 locuri având următoarele facilități: aer condiționat, scena la prezidiu amenajată pentru minim 4 persoane, sonorizare specifica si adaptata pentru facilitarea inregistrarilor mass-media, spațiu pentru catering, parcare, acces persoane cu dizabilități, internet wireless, videoproiector, ecran de proiecție, laser pointer, flipchart, hârtie, markere, whiteboard, sonorizare, microfoane mobile, dvd/cd-player, VCR plasma TV/LCD, înregistrare audio-video pe parcursul întregului eveniment, laptop/ PC, multifuncţională cu port USB.
2. Asigurarea serviciului de catering pentru 40 de participanți: mini aperitive reci – 270gr/persoana, mini aperitive calde – 150gr/persoana, garnituri, salate, desert 120 gr/persoana, băuturi – apa plata si minerala, cafea, suc (cel puțin 2 sortimente), ceai, zahar alb si brun, lapte condensat.
Evenimentele vor avea loc în prima parte a lunii decembrie 2019, în Bucureşti.
Codul CPV: 79950000-8 – Servicii de organizare de expoziții, de târguri si de congrese
Conform cererii de finanțare si a ofertelor depuse o data cu cererea de finanțare, valoarea estimate este de 79,736.67 lei fără TVA.
Beneficiar: Asociația Telefonul Copilului
Procedura de achiziție: procedura interna de achiziție directa a Beneficiarului aprobata de către managerul de proiect. Conform bugetului Proiectului aprobat la finanțare prin contractul de finanțare nr.149/21.06.2018, cumulul valorii estimate al achizițiilor cu același obiect sau destinate utilizării identice ori similare la nivelul întregului Proiect, nu depășește pragul valoric prevăzut de art.7 alin (5) din Legea nr.98/2016, cu modificările si completările ulterioare.
Achiziția este aprobată la finanțare prin bugetul Proiectului la categoria de cheltuieli directe pentru achiziția de Servicii de organizare de expoziții, de târguri si de congrese cu suma de 94.886,64 lei, TVA inclus, respectiv 79,736.67 lei fără TVA.
Ca urmare a celor de mai sus, s-a întocmit prezentul referat de necesitate al achiziției, într-un exemplar original, care va fi păstrat la dosarul achiziției.
Întocmit,
Expert achiziții
Avizat,
Responsabil financiar
