Asociația Telefonul Copilului cu sediul social în București, Str. Bozieni, nr. 9, bloc 830bis, sc. 1, et. 5, ap. 24, sector 6, telefon/fax:021 413 00 11, email: catalina.surcel@telefonulcopilului.ro, Beneficiar al proiectului ”STAND-UP – Creșterea participării și rolului societății civile în influențarea și îmbunătățirea politicilor publice” – SIPOCA/MySMIS:207/110423, proiect finanțat prin Contractul de finanțare nr.149/21.06.2018 din Fonduri Structurale, anunţă intenția de a achiziționa servicii de organizare evenimente prin procedura internă de achiziție directă, respectiv organizarea unei conferințe naționale și a conferinței de închidere a proiectului.
Valoarea estimată a serviciilor este de 94,230.67 lei fără TVA, iar criteriul de atribuire aplicabil pentru stabilirea ofertei câştigătoare este ”preţul cel mai scăzut”. Contractul va intra în vigoare la data semnării sale şi va produce efecte până la executarea de către ambele părţi a tuturor obligaţiilor asumate. Referatul de necesitate se poate obţine prin descărcare de pe pagina de Internet a Beneficiarului.
Data limită pentru depunerea ofertelor la sediul entităţii contractante sau transmitere prin email este 23.05.2019. Pentru informaţii suplimentare legate de contract, vă invităm să vă adresaţi direct entităţii contractante, persoana de contact fiind dna Iacoviţă Anamaria, telefon fix: 021 413 00 11, telefon mobil: 0771 064 757, adresă de e-mail: ana.iacovita@telefonulcopilului.ro.
Nr. de înregistrare: 125/20.05.2019
APROB,
Manager Proiect,
Cătălina Elena Surcel
REFERAT DE NECESITATE privind achiziţia de servicii pentru organizarea conferintei nationale si a conferintei de presa pentru inchiderea proiectului „STAND-UP – Cresterea participarii si rolului societatii civile in influentarea si imbunatatirea politicilor publice” – SIPOCA/MySMIS: 207 / 110423
În cadrul Programului Operațional Capacitatea Administrativă (POCA) 2014-2020, Axa Prioritară: Administratie publica si sistem judiciar eficiente, Obiectiv specific: CP2/2017 – Cresterea capacitatii ONG-urilor si a partenerilor sociali de a formula politici publice alternative, Asociatia Telefonul Copilului derulează, în calitate de Beneficiar, proiectul „STAND-UP – Cresterea participarii si rolului societatii civile in influentarea si imbunatatirea politicilor publice” – SIPOCA/MySMIS: 207 / 110423, finanțat prin Contractul de finanțare nr.149/21.06.2018 din Fonduri Structurale.
Pentru realizarea activitatii 2, subactivitatilor A2.1 si A2.2, este necesară achizitia de servicii de organizare a conferintei nationale si a conferintei de presa pentru închiderea proiectului, conferințe prevazute prin cererea de finantare.
Conform cererii de finantare, organizarea conferintei nationale va constitui cadrul dezbaterii finale a politicii publice alternative si va da posibilitatea reprezentantilor institutiilor cheie cu rol de decizie de a asculta si de a fi auzite parerile expertilor si ale cetatenilor înainte de a lua decizia finala. Conferinta nationala se va desfasura pe parcursul a trei zile si va fi structurata logic pentru a-si atinge scopul si anume acela de a colecta cât mai multe opinii cu privire la solutia propusa. Vor fi invitati atât membrii ai grupului tinta cât si reprezentanti ai factorilor de decizie, cetateni care si-au exprimat intentia de a-si spune public punctul de vedere în cadrul dezbaterilor organizate pe platforma online creata in cadrul proiectului precum si reprezentanti ai mass media si doi experti internationali.
În prima zi, dimineata vor fi prezentate succint rezultatele analizelor realizate în cadrul proiectului pentru definirea problemei si identificarea solutiilor, iar dupa masa de prânz vor avea loc trei focus grupuri având ca tema cele trei scenarii de politica publica elaborate.
În cursul celei de a doua zi, dimineata vor avea loc doua prezentari ale unor experti în educatie si psihologie sociala si va fi prezentata succint solutia selectata pentru a fi transmisa decidentilor politici, iar în cursul dupa-amiezii vor avea loc trei focus grupuri având ca tema solutia selectata.
În cursul celei de a treia zi, dimineata vor fi prezentate succint concluziile focus grupurilor, iar cei care s-au înscris pentru a-si spune punctul de vedere în cadrul conferintei vor avea ocazia sa îsi sustina opinia într-o expunere de maxim 10 minute. Înainte de masa de prânz va avea loc sesiunea de încheiere a lucrarilor conferintei.
Lucrarile în plen si în cadrul focus grupurilor vor integra principiile egalitatii de sanse si dezvoltarii durabile, materialele elaborate pentru prezentari vor cuprinde teme specifice acestora, iar materialele de informare si publicitate vor contine mesaje scurte pentru promovarea acestora. Dezbaterile care vor avea loc în cadrul conferintei se vor concretiza printr-un raport-sinteza rezultat prin prelucrarea si interpretarea tuturor punctelor de vedere exprimate. Acest raport va fi transmis împreuna cu documentul de politica publica alternativa factorilor de decizie si va fi prezentat succint în cadrul conferintei de presa organizate la finalul proiectului.
In vederea organizarii conferintei nationale care va constitui cadrul dezbaterii finale a politicii publice alternative, managerul de proiect impreuna cu expertul tehnic implementare vor participa la Forumul mondial anti-bullying, care va avea loc in Irlanda, la Dublin, in perioada 4-6 iunie 2019 (https://wabf2019.com/). Cu aceasta ocazie se va realiza transferul de cunostinte referitor la politicile publice implementate in alte state membre UE in ceea ce priveste fenomenul bullying, vor fi totodata identificati experti internationali a caror experienta va fi pusa si in slujba proiectului nostru, toate acestea contribuind la o mai buna organizare a conferintei nationale de dezbatere a politicilor publice alternative.
Pentru conferinta nationala se solicita urmatoarele servicii necesare derularii evenimentului:
- Asigurarea salilor pentru plen si focus-grupuri, dupa cum urmeaza:
-o sala de conferinte cu o capacitate de maxim 90 persoane disponibila 3 zile în intervalul orar 8:30 – 12.30 si aranjata tip cinema.
-3 sali cu o capacitate capacitate intre 20 si 30 locuri, disponibile 3 zile în intervalul orar 13:30 – 16.30.
Dotări minime in fiecare sala: 1 laptop, 1 videoproiector, 1 ecran de proiecție, acces internet pentru toti participantii. Pentru sala de plen se va asigura si un sistem de sonorizare.
2. Asigurarea traducerii simultane din limba engleza pentru prima zi în intervalul orar 8:30 – 12.30 si 13:30 – 16.30.
3. Asigurarea mesei de prânz timp de 3 zile pentru aproximativ 90 de persoane.
4. Asigurarea mesei de seara timp de 3 zile pentru aproximativ 30 de persoane.
5. Asigurarea a trei pauze de cafea în primele doua zile ale evenimentului si a doua pauze în cea de a treia zi pentru aproximativ 90 depersoane.
6. Asigurarea cazarii în regim hotelier 3 sau 4 stele in camere individuale cu mic dejun inclus pentru aproximativ 30 de persoane.
7. Decontarea transportului dus-întors pentru aprox. 30 de persoane.
8. Asigurarea cheltuielilor necesare pentru doi experti straini invitati – cazare, masa, onorariu (confom ghidului socilitantului in vigoare POCA http://www.poca.ro/cp-22017/)
9. Asigiurarea cheltuielilor necesare pentru managerul de proiect si expertul tehnic implementare pentru a participa la Forumul mondial anti-bullying, care va avea loc in
Irlanda, la Dublin, in perioada 4-6 iunie 2019 (https://wabf2019.com/): transport cu avionul dus-intors Bucuresti – Dublin, cazare 3 nopti (sau 4, functie de orarul de zbor) in camere single cu mic dejun inclus, taxa de participare la eveniment si diurna pentru 3 zile pentru cei 2 experti participanti confom HG 518/1995 actualizata .Pentru conferinta de presa pentru inchiderea proiectului se solicita urmatoarele servicii necesare derularii evenimentului:
1. Asigurarea unei Sali de conferinta cu capacitate intre 30 si 50 locuri avand urmatoarele facilitati: aer conditionat, scena la prezidiu, spatiu pentru catering, parcare, acces persoane cu dizabilitati, internet wireless, videoproiector, ecran de proiectie, laser pointer, flipchart, hartie, markere, whiteboard, sonorizare, microfoane mobile, dvd/cd-palyer, VCR plasma TV/LCD, inregistrare audio-video, laptop, PC Imprimanta, copiator, fax.
2. Asigurarea catering pentru 40 de participanti: miniaperitive reci – 270gr/persoana, miniaperitive calde – 150gr/persoana, garnituri, salate, desert 120 gr/persoana, bauturi – apa plata si minerala, cafea, suc (cel putin 2 sortimente), ceai, zahar alb si brun, lapte condensat.
Evenimentele vor avea loc în următoarele perioade:
1. Conferinta nationala în București: prima parte a lunii octombrie 2019;
2. Participarea managerului de proiect si a expertului tehnic implementare la Forumul mondial anti-bullying, care va avea loc in Irlanda, la Dublin, in perioada 4-6 iunie 2019 (https://wabf2019.com/);
3. Conferinta de presa pentru inchidere proiect în București: prima parte a lunii octombrie 2019;
Codul CPV: 79950000-8 – Servicii de organizare de expozitii, de târguri si de congrese
Conform cererii de finantare si a ofertelor depuse o data cu cererea de finantare, valoarea estimate este de 94,230.67 lei fara TVA.
Beneficiar: Asociatia Telefonul Copilului
Procedura de achizitie: procedura interna de achizitie directa a Beneficiarului aprobata de catre managerul de proiect.Conform bugetului Proiectului aprobat la finanțare prin contractul de finanțare nr.149/21.06.2018, cumulul valorii estimate al achizițiilor cu același obiect sau destinate utilizării identice ori similare la nivelul întregului Proiect, nu depășește pragul valoric prevăzut de art.7 alin (5) din Legea nr.98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.
Achiziția este aprobată la finanțare prin bugetul Proiectului la categoria de cheltuieli directe pentru achizitie de Servicii de organizare de expozitii, de târguri si de congrese cu suma de 112.134,50 lei, TVA inclus, respectiv 94,230.67 lei fara TVA.
Ca urmare a celor de mai sus, s-a întocmit prezentul referat de necesitate al achiziției, într-un exemplar original, care va fi păstrat la dosarul achiziției.
Întocmit,
Expert achizitii
Avizat,
Responsabil financiar
